企业会计师、法律顾问:黄韬

公司银行基本户,简称基本户,也就是我们常讲的对公户。很多创立初期的公司老板不是很重视基本户管理,常见的表现就是平时公司收到或支出的款项,大多以现金形式存放在个人账户里,这样做,不但有可能违反会计核算制度,也可能带来税务罚款的风险。另一方面,通过规范基本户管理将公司的收支合理体现其中,形成公司基本户银行流水账,还有利于公司未来从银行获得各种信用贷款。那么,老板应该怎么做呢?

通俗来说,就是公司进的钱,出去的钱,都通过基本户来进行。

一、常见的基本户存入资金有几种形式:

(1)公司法人代表或股东借款。公司注册之后的创立初期,还没有经营收入之前,公司的开支往往都是老板垫付的,其本质就是管理层借钱给公司。规范的做法是,公司没钱时,老板先把钱存到基本户中,并在存款事项说明填入“XXX(存款人姓名)借给公司”字样。待到用款时,再从基本户中支取。

  (2)公司经营收入款。主要有两种情况:一是公司收到的现金形式的营业款或客户款,然后再存入基本户中;二是客户直接通过转账形式存到基本户。第一种情况下,老板存入时,需要注明是营业收入款(如果是单个合同业务的,要注明哪个客户的营业款)。第二种情况下,要客户注明货款或合同款、预付款等字样就行了。需要说明的是,公司营业收入是需要申报纳税的,从避税角度处理的原则是“票对账”与“公对公”原则。“票对账”原则,指的是凡开了票的现金收入应当存入基本户中,即入账;“公对公”原则是指凡是公司与公司(或其他单位)之间的业务往来结算(如:公司向供应商支付采购货款或客户向公司支付合同款)都应通过基本户进行,即公司基本户对公司基本户的结算。公对公的另外一个要求是,凡通过基本户结算的业务,都应该取得或开具正规有效的税控发票。

  (3)股东存入资本金。公司注册在2014年以后成立的,大多股东存在认缴或并未一次缴足资本金的情况,因此,股东可根据公司章程或股东间的入股协议,在约定的时间分期或一次将资本金存到基本户中,形成公司的现金资产。股东在存入资本金时,应注意在存款用途或说明中填入“XXX存入资本金”字样。

  (4)其他人或单位的借款。如公司获得的贷款、其他单位或个人交给公司的保证金等,也应当存入基本户中,并注明相关用途。

   二、基本户常见的支出形式

  (1)支付供应商货款或服务费。这是最常见的形式,上述“公对公”原则中已经提到过了。需要再强调的是,从公账支出这类款项,一定要从收款单位获得正规的税控发票以便入账核算。

(2)员工报销支出或日常备用金支出。员工日常业务活动发生的费用(如:交通费、招待费、差旅费等),可以凭正规发票经审核批准后,支接通基本户将报销款转账至员工个人银行账户。需要注意的是,公司出纳在转账时,应注明“XX报销XX费”字样,并在员工提供的报销凭证上注明“银行转账”字样。另一种形式是,公司为保证日常零星支出(如日常购买办公用品、购买员工用餐食材等),也可指定专人从基本户中预先借取小部分款项备用,即备用金。备用金领取人(其实就是借款人)应当持经过总经理批准借支单向公司出纳提出借支备用金的请求。出纳向借款人转账时,要注明“向XXX支付备用金”字样。备用金归还有两种方法:(1)借款人凭发票报销后,以现金存入基本户的方式归还。(2)借款人直接以发票冲抵备用金,此种情况下报销时,出纳或财务人员应在借款人提供的报销凭证是注明“冲抵备用金”字样,并不再支付报销款。

(3) 由出纳单独领取并管理的现金。其实本质也为备用金,但金额一般较大,且必须由出纳存放在公司管理。主要用于现金支付员工报销费用、现金支付员工工资等。出纳领取现金不能通过转账形式将款项转移到个人账户中(这样就变成了上述的备用金),而是要求出纳到开户行柜台直接取现,出纳在通过基本户领取现金时,应注明“领取现金”字样。现金一般存放在公司保险柜中。公司在使用现金给员工报销时或发放工资时,应在报销凭证上注明“现金支付”字样。

   (4)员工工资发放。公司可凭工资表记载的金额,通过基本户直接将工资转账存入员工的个人账户中。转账时,应注明“X月工资”字样,并在工资表中注明“银行转账”字样。

  (5)归还借款。前面讲了,公司基本户有可能收到由股东、其他个人或单位存入的借贷款项,因此,在归还时,也可以通过基本户直接将款项转账存入到债权人的账户中,并注明“归还借款”字样。

  (6)税款扣缴。对于已完善扣缴协议的公司,税务机关将通过基本户自动扣缴公司上月申报的税款。

 

以上就是公司基本户管理的基本方法,归纳要点如下:

        1、钱进钱出要过账(基本户);

        2、进出用途要备注;

        3、供销业务要有票;

        4、现金管理制度化;

        5、审批监管不能松。
   
   基本户管理因涉及公司主营业务收入,必然会发生相应的税费及申报事项。因此,公司管理者应提前与财务人员沟通,以免使用不当,增加不合理的税负。

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